Оформление ответа в служебной переписке

abramenkomv

в очередной раз сидя на работе и разнообразие корпоративной переписке, решил узнать, что думают форумчане по следующим вопросам.
1) Когда вы отвечаете на e-письмо, вы цитируете оригинальное письмо?
a) не цитирую
б) цитирую всю переписку
в) цитирую только последний ответ
2) Где вы размещаете ответы?
а) выше оригинального письма

ответ
ответ
> вопрос
> вопрос

б) ниже оригинального письма

> вопрос
> вопрос
ответ
ответ

в) свой ответ под каждым вопросом

> вопрос
ответ
> вопрос
ответ

3) Когда вы пишите письмо от имени своего отдела, вы
а) Пишите From: <e-mail всего отдела>
б) Пишите From: <свой личный e-mail> и Копию письма на <e-mail всего отдела>.
Было бы интересно узнать мнения форумчан относительно всех возможностей.
Может после этого обсуждения, все начнут писать, как нравится мне
ну или я начну писать, как нравится всем остальным
p.s.
сейчас почитаю какой-нить умный раздел и постараюсь даже голосовалку устроить.

Nitochka

Стараюсь цитировать всю переписку, свой ответ сверху. На третий вопрос хз, но наверное написал бы от всего отдела...

vovkak

) б) цитирую все
2) a) выше орининального
3) не веду переписку от имени отдела

ghytr0001

2) Где вы размещаете ответы?
а что тут думать то, outlook по-умолчанию предлагает писать ответ с новой строки в начале письма, оригинал копирует ниже.

sagemma

) в)
2) Если в письме один вопрос, то а если несколько то в).
3) Не пишу писем от имени отдела.

abramenkomv

 

+ Когда вы отвечаете на e-письмо, вы цитируете оригинальное письмо
не цитирую
цитирую всю переписку
цитирую только последний ответ

abramenkomv

 

+ Где вы размещаете ответы?
выше оригинального письма
ниже оригинального письма
свой ответ под каждым вопросом

abramenkomv

 

+ Когда вы пишите письмо от имени своего отдела, вы
Пишите From: <e-mail всего отдела>
Пишите From: <свой личный e-mail> и Копию письма на <e-mail всего отдела>.
Не отвечаю на письма от имени всего отдела

bayan

а я цитирую только ту часть, где содержится вопрос\предложение...

abramenkomv

Мдя, вот с третьим пунктом выходит какая-то непонятка. быть может я не точно сказал, что именно имею в виду....
например, в каждой IT компании есть адрес , , ну может еще какие-нить. Вот если пришло письмо на такой адрес, на него же отвечает кто-то один, а не весь отдел сидит и составляет отдел. Или вы отвечаете на него, а потом всем говорите, что вы ответили?
Ну или необязательно отвечать, можно и задавать письмом вопрос, интересный всему отделу.
Пример: у нас были проблемы на вышестоящем канале. Я начал ими заниматься, но к концу смены не успевал. Поэтому чтобы коллеги были в курсе, я когда задавал вопрос, отослал копию письма себе на .
Неужели, не у кого не принято информировать коллег о происходящих проблемах и т.д. ?

Nitochka

Lotus Notes тоже

uvilir

если ты пишешь по ролевому адресу - фактически ты пишешь в никуда
туда переписку копировать смысла нет, вопрос надо формулировать предельно чётко и без предысторий
бо за такими ролевыми адресами обычно самые хуепинатели в компании сидят
что б не было повода тебя отослать подальши или задвинуть и положить под сукно

abramenkomv

а ты часто на сайтах видишь личные адреса, причем с указанием когда человек работает?
к сожаленю, мне пару раз уже писали на личный адрес - вот помните, мы с вами общались месяц назад , а я в этот момент в отпуске.
Возвращаюсь через неделю, а уже не просьбы, а жалобы и ругань по телефону - почему вы на письма неделями не отвечаете!

tinka2302

Вообще мне кажется возможность отправки от имени группы актуальна только для различных суппортов.
Поэтому полной выборки не получится, ибо не все здесь присутствующие работают в суппортах.
А насчет "информировать коллег" - для этого cc, bcc в письме.
Или просто форварднуть FYI по списку рассылки.

flightplan

последний вопрос вабче странный - в голову пока не приходит никаких идей кто бы мог писать от имени всего отдела

tinka2302

Да не, тут как раз все просто.
Пишешь ты на it-bla-bla письмо с траблой.
На другой стороне это складывается в общий ящик, откуда любой суппортер может забрать запрос себе на обработку (как правило, это просто перекладывание письма в свою папку).
После этого конкретный сотрудник it-support, который с проблемой разбирался, пишет тебе ответ.
Он может писать с общего ящика (it- а может со своего ().
Собсно, вот и весь выбор.
Вообще говоря, в Lotus Notes это вопрос вообще имеет мало смысла, потому что там это реализуется так:
 From: it-...
 Sent by: ...
Поэтому суппортерам нет смысла отправлять со своего ящика, ибо и так видно, кто отправил.

abramenkomv

Не только саппортам, а в любом коллективе, где работает больше чем один человек.
Согласен, вопрос криво сформулирован.
Писать от имени всего отдела скорее подразумевает, что ответ на этот вопрос надо знать не только тебе, но и твоим коллегам.
Вот здесь и возникает проблема - мало кто пользуется кнопкой "Ответить всем", а ответят тебе лично. Поэтому твой вопрос твои коллеги увидят, а ответ - придет уже тебе лично. Приходиться либо forward-ить, либо bounc-ить ответы.

uvilir

а ты часто на сайтах видишь личные адреса, причем с указанием когда человек работает?
к сожаленю, мне пару раз уже писали на личный адрес - вот помните, мы с вами общались месяц назад , а я в этот момент в отпуске.
Возвращаюсь через неделю, а уже не просьбы, а жалобы и ругань по телефону - почему вы на письма неделями не отвечаете!
out of office ставь, или проверяй в отпуске рабочую почту
если такой возможности нет - значит админы пидорасы
пару раз столкнулся с вот такой вот отправкой сообщений на шаблонные адреса, но это были инициализационные письма
в дальнейшем уже шло общение с конкретными лицами
в течении уже регулярного взаимодействия ни разу на ролевые адреса не приходилось слать письма

abramenkomv

как можно видеть из голосования, я ставлю From свой и CC ролевой адрес.
На мой взгляд, неоспоримы плюс такого решения - что все всегда будут видеть мой ответ.
В твоем способе, что именно Вася Пупкин написал клиенту можно будет увидеть только когда ответит клиент, и при этом надо чтобы клиент процитировал ответ Васи Пупкина полностью.
Не все люди цитируют полностью, а допустим если Вася Пупкин напишет клиенту "это в принципе невозможно, но за 50 000 баксов я лично готов это сделать", то об этом может никто и не узнать.

tinka2302

Мож и так, просто я не сталкивался на практике с такими несуппортерскими отделами, где регулярно требовалось бы всему отделу знать ответы на какие-либо вопросы.
А в редких случаях начальник подразделения (который в курсе всего, что интересно отделу) делает рассылки FYI.

abramenkomv

а если человек уволился?
компания отвечает за работоспособность своих подразделений.
но я не думаю, что компания может гарантировать работу каждого сотрудника.
другое дело, если вы плотно занимаетесь одним проектом/проблемой. Да, тогда логично писать на личный e-ящик, можно даже номерами мобилок обменяться. Но на мой взгляд, это уже называется партнерской перепиской, и я склонен отделять ее от корпоративной.

uvilir

а если человек уволился?
компания отвечает за работоспособность своих подразделений.
но я не думаю, что компания может гарантировать работу каждого сотрудника.
другое дело, если вы плотно занимаетесь одним проектом/проблемой. Да, тогда логично писать на личный e-ящик, можно даже номерами мобилок обменяться. Но на мой взгляд, это уже называется партнерской перепиской, и я склонен отделять ее от корпоративной.
в таких случаях сталкивался с тем, что расспамивается письмо по текущим активным контактам, с информацией о смене человека
и ставиться переадресация с одного ящика на другой
короче это айти проблемы в большей степени
если они не решены - админы пидорасы

tinka2302

Я в общем и имел в виду вариант с копией, просто не уточнил.
В первом посте именно этот вариант и указан.
Сообщение вообще писалось как пример того, в каком случае человек может писать от имени отдела.

abramenkomv

Мдя. Посмотрел результаты третьего голосования...
Вот, наверное, почему у знакомых часто перед отпуском возникает проблема "передать дела"...
У меня, мне кажется, проще - "ну, я там написал письма. Вот только с этими какая-то неразбериха, а эти просили побыстрее." и все, пока - я в отпуске. А если что, то не надо меня вызванивать - "этот чел говорит, что вы с ним о чем-то договорились", достаточно просто посмотреть переписку и сразу станет ясно, с кем и о чем я договаривался.

tinka2302

А ты кем работаешь?
Я вот в программистском отделе, у нас это решается так - все существенные письма идут либо форвардом, либо копией руководителю проекта.
Проблема возникает когда в проекте совмещены должности руководителя и программиста

abramenkomv

В общем, я пришел к выводу, что ты общаешься с компанией-партнером только через выделенного представителя. Завидую. Сам так хочу, чтобы везде были люди, мне уже давно знакомые, и с которыми можно пообщаться.
Своим крупным клиентам мы даем мобильники руководителей. Но как я уже сказал, я это рассматриваю уже как партнерские взаимоотношения.

uvilir

В общем, я пришел к выводу, что ты общаешься с компанией-партнером только через выделенного представителя. Завидую. Сам так хочу, чтобы везде были люди, мне уже давно знакомые, и с которыми можно пообщаться.
во многом напрямую
эккаунт в копии только когда особенно больно пнуть надо
а вообще приходилось и в неизведаный "омут" кидаться
несложно

abramenkomv

я работаю администратором.
соответственно и тему завел потому, что достало немножко - есть упорная часть пользователей которые пишут ответ под цитатами
а буквально вчера вроде тоже админ, тоже солидной конторы, но не догадался при ответе с ролевого адреса ответить всем, пришлось его ответ форвардить.
именно после этого и решил узнать мнение форумчан.

flightplan

У меня, мне кажется, проще - "ну, я там написал письма. Вот только с этими какая-то неразбериха, а эти просили побыстрее." и все, пока - я в отпуске. А если что, то не надо меня вызванивать - "этот чел говорит, что вы с ним о чем-то договорились", достаточно просто посмотреть переписку и сразу станет ясно, с кем и о чем я договаривался.
кстати да - летом у клиентов такое часто бывает - пишешь-пишешь - не отвечает - начинаешь вызванивать - оказвается в отпуске - причем никто из коллег не в курсе про дела этого сотрудника
один раз даже пришлось через начальника связываться узнавать куда чел пропал

JOKER19890727

к сожаленю, мне пару раз уже писали на личный адрес - вот помните, мы с вами общались месяц назад , а я в этот момент в отпуске.
Возвращаюсь через неделю, а уже не просьбы, а жалобы и ругань по телефону - почему вы на письма неделями не отвечаете!
имхо стоит уведомлять клиентов о своём отпуске, сообщая имя и координаты человека, назначенного на время отпуска ответственным...
а вообще конечно от бизнес-процессов в компании сильно зависит

H3JIJIU

когда пишу письмо с вопросами нумерую их 1, 2, 3,...
ответ обычно приходит без цитирований, а тоже 1, 2, 3,...
вся переписка в письме бязательно мотыляется (т.к. иногда надо переправить письмо третьему лицу, которое только входит в проект)
Оставить комментарий
Имя или ник:
Комментарий: